Wir richten Ihnen KI-Mitarbeiter ein, die wiederkehrende Büroarbeit übernehmen. Sie sortieren zum Beispiel das Postfach und bereiten Angebote vor. Bevor etwas Ihr Unternehmen verlässt, gibt es ein Mensch frei.
In vielen inhabergeführten Unternehmen bleibt die Büroarbeit an der Chefin oder dem Chef hängen, oft auch an zwei, drei Leuten im Team. Sie beantworten Mails, stimmen Termine ab, schreiben Angebote und sortieren Belege, ob in einer Beratung, einem Designstudio oder einer Spezialwerkstatt. Das muss erledigt werden, bringt aber keinen neuen Kunden. Weil sich diese Arbeit ständig wiederholt und klaren Regeln folgt, kann ein KI-Mitarbeiter vieles davon vorbereiten.
Jeder KI-Mitarbeiter bekommt einen klar begrenzten Bereich. Die fünf Aufgaben hier erledigen bei uns im Büro bereits KI-Mitarbeiter.
Der KI-Mitarbeiter liest neue Mails und sortiert sie nach Dringlichkeit. Wo eine Antwort nötig ist, schreibt er einen Entwurf. Raus geht der Entwurf erst, wenn Sie ihn gelesen haben.
Überschneiden sich zwei Termine, fällt ihm das auf. Morgens stellt er zusammen, was am Tag ansteht.
Angebote und Rechnungen legt er als Entwurf in Ihrer Buchhaltungssoftware an. Abschließen und verschicken bleibt Ihre Sache.
Neue Belege ordnet er zu und schlägt die passende Buchung vor. An Fristen wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung erinnert er rechtzeitig. Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater ersetzt er nicht.
Er liest Verträge, markiert auffällige Klauseln und schreibt eine Zusammenfassung, mit der Ihr Anwalt schnell entscheiden kann. Die rechtliche Beratung selbst bleibt beim Anwalt.
Bei Milky Way Media arbeiten Lisa, Uli, Manuel und Peter mit. Jeder hat einen eigenen Bereich und schriftliche Regeln, wann er vorher fragen muss. Nach demselben Muster richten wir KI-Mitarbeiter für Sie ein.
Jeden Morgen sortiert Lisa das Postfach, plant den Tag und achtet darauf, dass sich keine Termine überschneiden. Außerdem bereitet sie Antworten vor und legt Angebote und Rechnungen in der Buchhaltung an.
Ihre Mails liest Matthias, bevor sie verschickt werden.
Uli prüft Verträge, markiert riskante Klauseln und bereitet Datenschutzfragen auf. Jeden Fall fasst er so zusammen, dass ein Anwalt schnell entscheiden kann.
Rechtsberatung gibt Uli nicht, die letzte Prüfung macht immer ein Anwalt.
Bei Manuel landen alle neuen Belege. Er schlägt die passende Buchung vor, bereitet jeden Monat die Umsatzsteuer-Voranmeldung vor und behält Fristen wie den Jahresabschluss im Blick.
Ans Finanzamt schickt er nichts, solange Matthias nicht zugestimmt hat.
Wenn ein neuer Kunde bezahlt hat, schaltet Peter seinen Zugang zum Kursbereich frei und schickt ihm die Login-Daten. Vorher prüft er, ob es den Kunden schon gibt, damit niemand zwei Mails bekommt.
Er legt erst los, wenn ein Mensch seine Liste bestätigt hat.
Matthias hat Fahrzeugtechnik studiert und als Ingenieur bei Porsche gearbeitet. 2020 hat er mit seinen letzten 2.000 € die eigene Firma gegründet, seit 2021 macht er Performance Marketing. Heute plant er die Kampagnen und prüft, was die KI-Mitarbeiter vorbereiten.
Was hier vorbereitet wird, geht erst nach seinem Okay raus.
Alles, was unser Haus verlässt, gibt vorher ein Mensch frei.
Wir sehen uns an, welche Büroarbeit bei Ihnen immer wieder anfällt und mit welchen Programmen Sie arbeiten. Dann suchen wir die Aufgabe aus, mit der Ihr erster KI-Mitarbeiter anfängt.
Wir richten den KI-Mitarbeiter ein und schreiben mit Ihnen auf, was er allein erledigen darf und wofür er vorher fragen muss. Seine Zugangsdaten legen wir verschlüsselt im Schlüsselbund des Rechners ab, nicht im Klartext.
Der KI-Mitarbeiter übernimmt die ersten Aufgaben, Sie lesen mit und geben frei. Was noch nicht passt, stellen wir nach. Weitere Aufgaben kommen erst dazu, wenn die erste gut läuft.
So setzen wir ihn nicht ein. Er übernimmt Vorarbeit, die sich wiederholt, etwa Mails sortieren oder Entwürfe schreiben. Entscheidungen und Freigaben bleiben bei Ihnen und Ihrem Team, genauso wie das Gespräch mit Ihren Kunden.
Er darf lesen, sortieren, recherchieren und sich Notizen machen. Alles, was nach außen wirkt oder sich nicht rückgängig machen lässt, soll er Ihnen vorher vorlegen, zum Beispiel eine Mail, einen neuen Termin, eine fertige Rechnung oder das Löschen einer Datei. Diese Regeln stimmen wir mit Ihnen ab und halten sie schriftlich fest. Wo es technisch möglich ist, sperren wir solche Aktionen zusätzlich in den Einstellungen. Eine KI kann Fehler machen, deshalb bekommt sie nur die Zugänge, die sie für ihre Aufgaben braucht.
Der KI-Mitarbeiter läuft auf einem Rechner in Ihrem Unternehmen. Dort liegen auch seine Notizen und Arbeitsdateien. Was er für eine Aufgabe liest, etwa Mails, Dokumente und seine Notizen, schickt er zur Verarbeitung an das KI-Modell Claude des Anbieters Anthropic in den USA. Welche Postfächer und Ordner er sehen darf, legen wir vorher fest. Zugangsdaten legen wir verschlüsselt im Schlüsselbund des Rechners ab, nicht im Klartext. Den Vertrag mit Anthropic schließen Sie als Geschäftskunde selbst ab, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist darin enthalten. Ob das für Ihre Daten ausreicht, klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung.
Unsere KI-Mitarbeiter nutzen Claude von Anthropic als KI-Modell. Angebunden sind bei uns das E-Mail-Postfach, der Kalender und die Buchhaltungssoftware Lexware Office. Andere Programme lassen sich anbinden, wenn es dafür eine Schnittstelle gibt. Auf Wunsch erreichen Sie den KI-Mitarbeiter auch per Messenger vom Handy. Welcher Messenger zu Ihren Daten passt, klären wir vorher mit Ihnen. Welche Programme Sie nutzen, gehen wir im Erstgespräch durch.
Nein, die Einrichtung übernehmen wir. Danach schreiben Sie dem KI-Mitarbeiter in ganz normaler Sprache, was er tun soll, am Rechner oder auf Wunsch per Nachricht vom Handy. Bei Ihnen braucht es jemanden, der seine Entwürfe prüft und freigibt. Wer KI im Betrieb einsetzt, muss außerdem dafür sorgen, dass die Leute, die damit arbeiten, ausreichend Bescheid wissen. Das verlangt die KI-Verordnung.
Das hängt davon ab, welche Aufgaben er übernimmt und wie viele Programme wir anbinden. Dazu kommen laufende Kosten für das KI-Modell beim Anbieter. Was das für Sie bedeutet, rechnen wir im Erstgespräch durch.
Im Erstgespräch suchen wir die Aufgabe heraus, mit der ein KI-Mitarbeiter bei Ihnen anfangen kann. Der Auftragslage-Check zeigt Ihnen in etwa vier Minuten, ob es bei Ihnen am Zulauf, an der Sichtbarkeit oder an der Übergabe hakt.